MANAJEMEN WAKTU
Bekerjalah lebih cerdik, bukan lebih keras. Usahakan orang-orang lain mengartikan sebanyak mungkin untukmu.
Tongkrongan dan obrolan iseng itu juga kerja, atau sebagain dari situ bisa merupakan kerja. (Tapi, bung, mari kita blak-blakan saja—kamu pernah mendengarkan pita rekaman pernerintah yang mereka putar dalam pengadilan kami? Coba, bagaimana kamu bisa mengartikan obrolan kami pada satu sama lain? Kembangkan sebuah kode sehingga Tuan Jaksa tidak akan memahami apa yang kita katakan, kemudian bicaralah sesukamu. Tapi pastikan bahwa kamu paham.)
Memang, kami masih main pukul juga dalam bisnis kami, tapi kami tidak memukul jam tembok. Pekerjaan kami sering menuntut kaki menunggu ber¬tele-tele di antara tugas yang satu dan tugas berikutnya. Mungkin pekerjaan juga begitu. Usahakan waktu tunggu situ ada imbalance. Bacalah atau pelajari sesuatu, jangan cuma memelototi Teka Teki Silang. Dengarkan audio-tape tentang masalah-masalah bina swadaya. Intinya, kerjakan sesuatu, apa pun juga, selain duduk-duduk menggerombol sambil main kartu atau catur, membual tentang cewek-cewek, tentang hasil kompasan. Semua itu memang ada tempatnya, dan sopan santun memang menuntut agar kamu begini begitu dengan rekan-rekanmu, tetapi bukannya selama berbulan-bulan tanpa henti tanpa variasi. Tak usah kamu punya waktu luang kalau tidak bisa memanfaatkannya.
Mengingat lini kerja kami menarik banyak orang ambisius tapi malas, anak muda yang ingin menapak lebih tinggi akan menemukan pekerjaan yang produktif untuk mengisi waktu senggangnya, menarik perhatian bos, menggemukkan kantungnya, memperkuat otot-ototnya, dan menyemarakkan kemuliaan para atasan. Carilah jalur samping seperti itu untukmu endiri.
Cari tahu jam berapa saja, baik siang maupun malam, ketika energimu paling tinggi, dan jalankan bisnismu pada waktu itu. Kami menerima rekanan-rekanan bisnis, pengadu petisi, dan tamu-tamu haya pada waktu terbaik kami. Kesalahan dalam lini kerja kami bisa membawa maut atau mengarahkan kami ke bui, jadi kami sangat hati-hati—kami berusaha mengerjakan berbagai hal pada saat yang tepat. Kami mengontrol berkeliling, mengambil tagihan, menyampaikan ancaman, menendang pantat, menjitak kepala, dan menyuguhkan senyum manis pada teman atau musuh pada saat yang tepat. Tirulah itu. Bukan semenit lebih awal atau semenit lebih lambat. Jika kamu terpaksa melakukan sesuatu pada saat yang kurang tepat bagimu, persingkat apa yang sudah singkat, jangan banyak omong, tampilkan dirimu – tidak lebih—dan aturlah jadwal ulang.
Tapi ingat, manajemen waktu yang efektif bukanlah penetapan hal-hal rutin secara kaku. Penjadwalan bukanlah tindak sekali jadi yang dimapankan, ataupun perencanaan jangka panjang. Bagaimanapun juga, siapa tahu apa atau siapa yang akan muncul, menggilas, atau ambruk? Plus segala macam gangguan sehari-hari yang tidak henti-hentinya membuat kita penasaran.
Hal terbaik untuk diinvestasikan dalam bisnismu adalah waktumu. Untuk menjadwal, merencanakan, dan menggunakan waktumu dengan efektif, kenalilah medanmu dan ketahuilah sasaran-sasaranmu. Evaluasilah kendala-kendala dan kesempatan-kesempatannya, dan aturlah strategimu.
Beberapa strategi dasar penghematan waktu: Kami selalu parkir dobel.
Kami tidak membuang-buang waktu dua jam untuk menggebuki orang hanya demi uang dua ratus lolar. Kami mempunyai pengacara yang menghasilkan jauh lebih besar daripada itu tanpa mengeluarkan keringat.
Kami tidak mengerjakan apa pun jika kami bisa nembayar, memaksa, atau memerintah orang lain untuk melakukannya.
Beberapa di antara kami memundurkan arloji sepuluh menit. Mengapa kami harus menampakkan diri secara dini pada suatu pertemuan dan terpaksa menunggu orang lain? Kami biarkan mereka menunggu kami. Kecuali jika mereka atasan kami. dalam hal ini, kami selalu tepat waktu, tentu saja.
Kami selalu berganti pakaian di mana pun kami menggerombol secara reguler—klub, pusat kebugaran, disko-disko favorit, rumah pacar, di mana saja. .arena itu, kami selalu membawa pakaian baru dan tak perlu membuang-buang waktu untuk membeli, mencuri, atau pulang ke rumah untuk mengambil akaian bersih untuk ganti.
Dalam bisnis kami, khususnya jika kami masih bawahan, kami siap dipanggil 24 jam sehari. Telepon mungkin berdering kapan saja, siang atau malam, dan kami harus bergerak. Bahkan sekalipun waktu itu hari libur kami atau kami sedang pesiar; bisnis ialah nomor satu, di atas segala-galanya. Jika kami menjalankan bisnis sampingan secara mandiri, itu menjadi nomor dua. Tidak satu hal pun boleh menghalangi jalur antara kedua lini ini, sekalipun isteri atau pacar.
Ada banyak jenis waktu, termasuk waktu dinas di markas. Waktu markas kamu penuhi satu hari sekali datang. Kamu harus membangun waktu. Jika kamu mengerjakan tugas seorang atasan, kerjakan itu dengan cepat. Jika kamu mengerjakan sesuatu untuk membantu bawahan, kerjakan juga itu, tapi tidak perlu tergesa-gesa. Jika kamu terpaksa mengerjakan sesuatu untuk polisi atau pemerintah, kerjakan itu ketika kamu tidak dapat mengerjakan apa pun juga yang lain untuk menghindarinya. Jika kamu terpaksa mengerjakan sesuatu, tetapi bukan untuk atasan, bawahan, keluarga, teman, rekanan bisnis, polisi, atau pemerintah, maka lakukan itu ketika kamu benar-benar siap.
Setelah dalil-dalil dasar manajemen waktu yang efektif ini dikemukakan, berikut ini ditunjukkan beberapa baut pengaman yang harus kamu gunakan di tempat kerjamu. Tapi jangan lupa dasar-dasarnya.
Manajemen waktu yang efektif berarti mendapatkan hasil sebesar-besarnya dari setiap menit yang kamu gunakan untuk bekeria—dan memastikan agar kamu tidak perlu bekerja pada jam-jam tertentu setiap hari, hari-hari tertentu setiap minggu, dan minggu-minggu serta bulan-bulan tertentu setiap tahun. Yang terakhir itu adalah tujuan dari setiap manajemen waktu yang efektif bagi setiap orang kecuali mereka yang mabuk kerja. Bekerjalah dengan lebih cerdik, bukan lebih keras. Itu sudah kami katakan.
Ketiga aturan dasar manajemen waktu yang efektif adalah:
1. Jadwalkan tugas-tugasmu.
2. Delegasikan tugas-tugasmu.
3. Delegasikan lebih banyak lagi.
Para penceramah di seminar-seminar mengenai manajemen selalu menekankan penciptaan “ruang kerja ideal” sebagai suatu alat bantu bagi manajemen waktu, menciptakan masa “tenang,” menekan interupsi dan pengalihan perhatian hingga sekecil mungkin, meningkatkan ketegasan dalam membuat keputusan, merampingkan waktu, dan sebagainya. Strategi mereka menjadi semakin rumit sebab seakan-akan mereka menawarkan teknik-teknik untuk menambah jam yang ke-25 pada hari yang kamu miliki. Intinya, bisa jadi kamu akan membuang waktu satu tahun penuh hanya untuk bersiap-siap memulai strategi itu.
Tetapi sebagaimana dengan kebanyakan masalah manajemen, manajemen waktu bisa disederhanakan dengan nalar lumrah. Jika kamu tahu cara mengelola waktu, paling banyak kamu akan membutuhkan waktu hanya enam jam dalam sehari, dan itu pun tidak setiap hari.
Ruang kerja ideal adalah di mana pun kamu merasa pekerjaanmu paling baik. Ini mungkin di salah satu meja sebuah warung kopi pojok, sebuah meja di dapur rumahmu, atau kantor yang biasanya kosong di lingkungan perusahaanmu-di mana gangguan dan interupsi paling sedikit dan kamu merasa nyaman.
Dengan melihat jam berapa, baik siang maupun malam, ketika energi kamu mencapai puncaknya, sebagaimana kami katakan tadi, kamu duduk di sana menghadapi secangkir kopi atau teh dan membiarkan benakmu mengembara. Itu dia! Benakmu akan mulai mengatur rencana dan memunculkan solusi-solusi atas berbagai masalah. Kamu telah mendapatkan—”menciptakan”—ruang kerja ideal dan “masa tenangmu”.
Ambillah sebuah buku notes dan buatlah garis di tengah-tengahnya, turun ke bawah. (Tanggali lembarannya di bagian kanan atas.) Dalam kolom sebelah kiri tulislah dengan huruf balok apa yang harus dilakukan (dengan tulisan steno yang hanya bisa dipahami oleh kamu sendiri). Tentukan peringkat tugas-tugas sesuai dengan besarnya bayaran dan urgensi; pertimbangkan kedua hal itu setiap kali kamu menetapkan dan mengulas prioritas tugas-tugas.
Kamu sudah membuat jadwal.
Berikutnya, dalam kolom sebelah kanan, tunjuklah orang-orang yang akan melaksanakan tugas-tugas itu tu bilamana mungkin.
Kamu sudah mendelegasikan.
Kemudian evaluasi kedua kolom itu berulang-ulang, dengan menggeser-geser prioritas apabila dianggap bijak atau perlu, dan mengatur pendelegasian lebih lanjut.
Pikirkan masak-masak sampai benakmu tidak menyoclorkan tambahan atau revisi lebih jauh.
Kamu sudah menetapkan tugas-tugas bagi dirimu sendiri, lebih banyak tugas bagi orang-orang lain, sesuai dengan urutan arti pentingnya. Besok kamu akan mencek apa yang sudah berhasil dirampungkan, dan kembali membuat lembaran kolom ganda untuk hari itu (sambil melumatkan lembaran yang lama), merevisi, menugaskan, menggeser penugasan. Inilah manajemen waktu yang efektif Ini juga seni pendelegasian.
Tetapkan lembaran serupa untuk minggu yang sediang berjalan, dan satu lagi untuk sasaran-sasaran jangka-panjang. Mungkin ada baiknya mulai hari iyu juga; sekali dagingnya sudah dimakan akan terlambat untuk mengambil tambahan garam.
Tetapi ingat, sebagaimana tadi kami katakan: Penjadwalan itu bukan tindak sekali jadi yang dibuat tetap, juga bukan perencanaan jangka-panjang. Keduanya adalah proses penyesuaian konstan, sesuai dengan kodrat kehidupan yang memang tidak menentu. Usahakan bersikap fleksibel. Ini adalah hal yang dipahami betul oleh Pete si Kumis—mafioso paling awal di Amerika Serikat, asli putera Sisilia. Tetapi dia memahaminya hanya sampai titik tertentu, dan kemudian, selepas dari titik itu, kelewat puas dengan jalannya segala sesuatu sehingga lupa diri… Pete si Kumis sudah lama mati dan dilupakan. Itulah pelajarannya.
Untuk menjadwal dan merencanakan, kamu harus mengetahui sasaran-sasaranmu, baik secara kualitatif maupun kuantitatif Misalkan kamu menetapkan sasaran jangka-panjang yang semuluk ini: Pensiun pada usia 40 tahun dengan tunjangan uang 1 juta dollar. Kemudian kamu harus mengevaluasi kendala-kendala dan kesempatan-kesempatan yang ada, dan merancang strategi-strategi serta taktik-taktik, selalu dengan mempertimbangkan berbagai sumber daya dan risiko yang terlibat di dalamnya. Dan kemudian kamu rencanakan cara melaksanakannya: siapa mengerjakan apa, dalam urut-urutan bagaimana, di mana, dengan apa, dan bagaimana. Inilah rencana kerjamu, perangkat tugas-tugas yang harus dirampungkan dalam kerangka waktu tertentu.
Dan kemudian, seperti sebelum itu, kamu mendelegasikan tugas.
Nah, misalkan kamu bekerja di suatu organisasi yang menuntut agar kamu nongol di kantor dari jam sembilan sampai jam lima. Seni manajemen waktu di sini adalah menjaga agar pintu pintu kantormu selalu tertutup, mengijinkan masuk hanya orang-orang yang ingin kamu temui, dan pada waktu kamu ingin menemui mereka.
Sekretarismu adalah si penjaga gerbang. Jika ada orang yang menyikut dia dan melongokkan kepalanya ke pintumu tanpa diundang, lalu bertanya, “Sibuk?” kamu harus menegaskan.”Ya!” dengan nada mengancam.
Jika kamu bertemu dengan seorang anggota staf di kantormu dan dia membawa banyak hal dalam benaknya, atau suka ngomong bertele-tele, atau kedua-duanya, tetapi kamu sudah tahu apa yang perlu kamu ketahui, maka tariklah beberapa lembar kertas ke arahmu, bungkukkan kepalamu kepadanya, dan katakan, “Well, terima kasih. Aku harus merampungkan sesuatu sekarang juga.” Pertemuan selesai.
Kecuali kamu tipe orang yang lebih suka menjawab panggilan teleponmu sendiri (beberapa manajer memang melakukannya: informasi paling mutakhir langsung dari pesawat telepon), berikan pada sekrerarismu nama-nama orang yang akan langsung kamu tanggapi jika mereka menelepon (usahakan daftarnya pendek) dan instruksikan padanya agar menerima pesan saja dari yang lain. Setiap hari, pada waktu yang kurang lebih sama, duduklah dan balaslah panggilan-panggilan telepon yang penting dan yang kamu inginkan. Penelepon yang tidak mendengar suaramu sendiri pasti akan mengontak lagi.
Jika kamu membalas panggilan telepon dan kata-kata dari ujung sana tidak kunjung berhenti, letakkan pesawatnya dan putarlah nomor berikutnya. Sedikit sekali orang yang akan percaya bahwa kamu sengaja meletakkan pesawat; demi harga diri mereka sendiri, mereka lebih suka mengkambing-hitamkan perusahaan telkom. Jika belum lama ini kamu sudah menggunakan taktik ini dan si penelepon ngotot menghubungi lagi, usahakan berdiam diri. Jangan menanggapi. Diam saja. Tak lama kemudian si penelepon pasti akan dengan sukarela dan gemetaran mengakhiri monolognya. Jika si penelepon orang sangat penting tetapi kamu ingin mengakhiri percakapan, katakan padanya kamu mempunyai janji yang sudah dijadwalkan, persis pada saat itu.
Pintumu yang tertutup tidak boleh menjadi penghalang sehingga kamu tidak bisa mengembara ke semua ruang kantor sekehendakmu, sesuai dengan keadaan, untuk menebarkan senyum ceria dan ketakutan di antara para anggota staf dan untuk mencari tahu,siapa sedang mengerjakan apa kepada siapa dan mengapa dan apa saja yang sudah berhasil dirampungkan.
